Versie 1.0 — geldig vanaf 01-09-2026
Inner Circle Grading · KvK 76391477 · btw NL003462255B58
www.innercirclegrading.com · Info@innercirclegrading.com
Inhoudsopgave
In het kort
Artikel 1 Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens
Artikel 2 Welke gegevens wij verwerken
Artikel 3 Waarvoor wij uw gegevens gebruiken en op welke grondslag
Artikel 4 Beeldmateriaal, sociale media en toestemming
Artikel 5 Communicatie via WhatsApp en sociale media
Artikel 6 Identiteitscontrole bij inzendingen met een hoge waarde
Artikel 7 Klanten jonger dan 16 jaar
Artikel 8 Zakelijke klanten, dealers en contactpersonen
Artikel 9 Met wie wij uw gegevens delen
Artikel 10 Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Artikel 11 Website en cookies
Artikel 12 Uw rechten
Artikel 13 Klachten en toezicht
Artikel 14 Beveiliging
Artikel 15 Geen geautomatiseerde besluitvorming
Artikel 16 Bewaartermijnen in het kort
Artikel 17 Wijzigingen in deze verklaring
Artikel 18 Contact
Deze privacyverklaring hoort bij de dienstverlening van Inner Circle Grading en bij artikel 28 van onze algemene voorwaarden.
In het kort
U stuurt ons kaarten, wij bieden die aan bij een gradingbedrijf en sturen ze daarna terug. Om dat te kunnen doen, hebben wij een beperkte set gegevens van u nodig: uw naam, adres, contactgegevens, wat u inzendt en wat u betaalt.
Vier dingen zijn goed om vooraf te weten:
1. Uw kaarten gaan naar het buitenland, ook naar de Verenigde Staten. Uw naam en inzendgegevens gaan mee, want anders kan het gradingbedrijf de zending niet aan u koppelen.
2. Wij maken foto’s en video’s van elke inzending. Dat is ons bewijs bij schade, verlies of een geschil. Voor gebruik op sociale media geldt een apart regime: dat doen wij anoniem, of met uw uitdrukkelijke toestemming.
3. Wij verkopen uw gegevens niet en sturen u geen reclamemails. U ontvangt van ons alleen berichten over uw eigen inzending.
4. U kunt uw gegevens altijd opvragen, laten corrigeren of laten verwijderen. Hoe dat werkt, staat in artikel 12.
Hieronder staat alles in detail.
Artikel 1 — Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens
Inner Circle Grading (hierna: ICG) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring worden beschreven.
- Rechtsvorm: Eenmanszaak
- Vestigingsadres: beresteinlaan 613A
- KvK-nummer: 76391477
- Btw-identificatienummer: NL003462255B58
- E-mail: Info@innercirclegrading.com
- Telefoon/WhatsApp: +32 456 91 25 38
- Website: www.innercirclegrading.com
ICG is niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen. Wij verwerken geen persoonsgegevens op grote schaal en verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Voor alle vragen over privacy kunt u terecht op het bovenstaande e-mailadres.
Artikel 2 — Welke gegevens wij verwerken
2.1 Gegevens die u zelf aan ons verstrekt
1. Identificatie- en contactgegevens: voor- en achternaam, afleveradres, factuuradres, e-mailadres, telefoonnummer.
2. Inzendgegevens: het aantal en de omschrijving van de ingezonden kaarten, de gekozen servicecategorie en het gekozen gradingbedrijf, de door u opgegeven waarde per kaart, en eventuele bijzonderheden of instructies die u meestuurt.
3. Betaalgegevens: het factuurbedrag, de gekozen betaalmethode, het betaalkenmerk en de betaalstatus. Wij ontvangen géén volledige bankrekening- of kaartgegevens; die worden rechtstreeks door onze betaaldienstverlener verwerkt.
4. Correspondentie: de inhoud van uw e-mails, WhatsApp-berichten, contactformulieren en berichten via sociale media, inclusief eventuele bijlagen en foto’s.
5. Gegevens van zakelijke klanten: bedrijfsnaam, KvK- of KBO-nummer, btw-nummer en de naam, functie en contactgegevens van de contactpersoon.
6. Identiteitsgegevens, uitsluitend in de gevallen beschreven in artikel 6.
2.2 Gegevens die ontstaan tijdens de uitvoering
1. Registratiegegevens: het inzendnummer, de datum van ontvangst, het vastgestelde aantal kaarten en de vastgestelde staat.
2. Beeldmateriaal: foto’s en video-opnamen van uw kaarten en van de verpakking, gemaakt bij ontvangst, bij eventuele behandeling en bij retourzending.
3. Statusgegevens: het verloop van uw inzending, de verzenddata, track-and-tracecodes en de uitkomst van de grading.
4. Schade- en klachtdossiers: meldingen, foto’s, correspondentie en, indien van toepassing, de communicatie met vervoerder, gradingbedrijf of verzekeraar.
2.3 Gegevens die automatisch worden verzameld
Wanneer u onze website bezoekt, worden technische gegevens verwerkt zoals uw IP-adres, browsertype, de bezochte pagina’s en het tijdstip van bezoek. Zie artikel 11.
2.4 Gegevens die wij van anderen ontvangen
Wij ontvangen gegevens over uw inzending van het gradingbedrijf, van vervoerders (bezorgstatus), van onze betaaldienstverlener (betaalstatus) en, wanneer u gebruikmaakt van een inleverpunt, van dat inleverpunt (uw naam en het inzendnummer bij afgifte).
Artikel 3 — Waarvoor wij uw gegevens gebruiken en op welke grondslag
Wij verwerken uw gegevens uitsluitend voor de hieronder genoemde doelen. Per doel is aangegeven op welke grondslag uit artikel 6 AVG wij ons baseren en hoe lang wij de gegevens bewaren.
| Doel | Gegevens | Grondslag | Bewaartermijn |
| Uw bestelling verwerken en de dienst uitvoeren: ontvangst, registratie, indiening bij het gradingbedrijf, retourzending | Contact-, inzend-, registratie- en statusgegevens | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) | Duur van de opdracht, daarna 24 maanden |
| Met u communiceren over uw inzending | Contactgegevens en correspondentie | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) | 24 maanden na het laatste contact |
| Betalingen afhandelen, factureren en de boekhouding voeren | Contact- en betaalgegevens, factuur | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c), fiscale bewaarplicht | 7 jaar na afloop van het boekjaar |
| Douaneaangifte en internationale verzending | Naam, adres, omschrijving en opgegeven waarde | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) | 7 jaar |
| Bewijs vastleggen van aantal en staat bij ontvangst, verwerking en retour | Beeldmateriaal en registratiegegevens | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f): bewijspositie bij schade, verlies en geschillen | 24 maanden na afronding; langer bij een lopende claim |
| Klachten, schadeclaims en verzekeringsdossiers behandelen | Klachtdossier, beeldmateriaal, correspondentie | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b en f) | 5 jaar na afwikkeling |
| Fraude, diefstal en namaak tegengaan | Inzendgegevens, beeldmateriaal, identiteitsgegevens | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f): bescherming van eigendom van derden en van onze onderneming | Zie artikel 6 |
| Kaarten en resultaten tonen op onze website en sociale media | Beeldmateriaal, en uitsluitend met toestemming uw naam of account | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) voor herleidbaar gebruik; gerechtvaardigd belang voor anoniem gebruik | Tot intrekking van de toestemming |
| Onze website laten werken, beveiligen en verbeteren | Technische en gebruiksgegevens | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) en toestemming voor niet-noodzakelijke cookies | Maximaal 12 maanden |
| Onze rechten verdedigen of vorderingen innen | Alle relevante gegevens uit het dossier | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) | Tot afwikkeling, daarna de wettelijke verjaringstermijn |
Wanneer wij ons op een gerechtvaardigd belang baseren, hebben wij uw belangen daartegen afgewogen. U kunt tegen die verwerkingen bezwaar maken; zie artikel 12.
Artikel 4 — Beeldmateriaal, sociale media en toestemming
1. Wij leggen elke inzending fotografisch en waar nodig op video vast. Dat doen wij niet uit promotieoverwegingen maar omdat het ons bewijs is: bij een discussie over het aantal kaarten, over de staat bij ontvangst of over transportschade is dit materiaal doorslaggevend. Deze vastlegging is een gerechtvaardigd belang en gebeurt bij iedere inzending.
2. Voor gebruik op onze website, Instagram, TikTok en andere kanalen geldt een strikter regime. Wij plaatsen beeldmateriaal van uw kaarten uitsluitend:
a. anoniem, dus zonder uw naam, gebruikersnaam, adres, inzendnummer of andere gegevens waaraan u herkenbaar bent; of
b. met uw uitdrukkelijke, voorafgaande toestemming, wanneer wij u wel willen noemen of taggen.
3. Een kaart zelf is geen persoonsgegeven. Toch kan een inzending in combinatie met andere informatie naar u herleidbaar zijn, bijvoorbeeld bij een zeldzame kaart of een opvallende collectie. Bij twijfel vragen wij toestemming.
4. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken via Info@innercirclegrading.com. Wij verwijderen het betreffende materiaal dan binnen een redelijke termijn uit onze eigen kanalen. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht en raakt niet de vastlegging voor bewijsdoeleinden bedoeld in lid 1.
5. Wij kunnen niet garanderen dat materiaal dat door anderen is gedeeld, gedownload of opnieuw geplaatst, ook bij die anderen verdwijnt. Wij spannen ons in om verwijdering te vragen waar dat redelijkerwijs mogelijk is.
6. Wanneer u ons zelf foto’s of video’s stuurt, gaan wij ervan uit dat u daarover mag beschikken. Staan er andere personen op, dan verzoeken wij u die vooraf onherkenbaar te maken.
Artikel 5 — Communicatie via WhatsApp en sociale media
1. Wij zijn bereikbaar via WhatsApp. WhatsApp is een dienst van Meta Platforms Ireland Limited. Wanneer u ons via WhatsApp benadert, verwerkt Meta uw telefoonnummer en metagegevens over het bericht volgens haar eigen voorwaarden en privacybeleid, waarop wij geen invloed hebben. De inhoud van berichten is versleuteld tijdens verzending.
2. Hetzelfde geldt voor berichten die u ons stuurt via Instagram of TikTok: die kanalen worden beheerd door respectievelijk Meta Platforms en TikTok Technology Limited, die daarbij als zelfstandige partij gegevens verwerken.
3. Wilt u dit vermijden, dan kunt u ons altijd bereiken per e-mail op Info@innercirclegrading.com.
4. Berichten die relevant zijn voor uw inzending nemen wij op in het dossier van die inzending en bewaren wij conform artikel 3. Overige berichten bewaren wij niet langer dan 24 maanden na het laatste contact.
5. Wij gebruiken uw telefoonnummer niet voor reclame, aanbiedingen of groepsberichten.
Artikel 6 — Identiteitscontrole bij inzendingen met een hoge waarde
1. Bij inzendingen met een hoge opgegeven waarde, of wanneer er gerede twijfel bestaat over de herkomst of de eigendom van een kaart, kunnen wij om een identiteitsbewijs of om een aankoopbewijs vragen. Dit doen wij op grond van ons gerechtvaardigd belang: het voorkomen dat wij meewerken aan de verwerking van gestolen of nagemaakte goederen, en het beschermen van uzelf, van derden en van onze onderneming.
2. Wij verwerken daarbij niet meer gegevens dan nodig. Concreet:
a. wij vragen u het burgerservicenummer (BSN) of rijksregisternummer en de pasfoto af te schermen;
b. wij vragen u de strook met machineleesbare gegevens (MRZ) onderaan het document af te schermen;
c. wij noteren uitsluitend dát de controle heeft plaatsgevonden, op welke datum, en welk soort document is getoond.
3. Een kopie van uw identiteitsbewijs bewaren wij niet. Wij verwijderen deze onmiddellijk na de controle en in ieder geval binnen vier weken. Alleen de vaststelling bedoeld in lid 2 sub c blijft in het dossier, gedurende 24 maanden.
4. Bij een redelijk vermoeden dat een kaart van misdrijf afkomstig is of namaak betreft, kunnen wij gegevens delen met de bevoegde autoriteiten of met de rechthebbende. Dit is een wettelijke verplichting dan wel een zwaarwegend gerechtvaardigd belang. In dat geval kan het zijn dat wij u daarover niet vooraf mogen informeren.
5. Wanneer u ons vraagt om inzage of verwijdering van uw gegevens (artikel 12), vragen wij géén kopie van uw identiteitsbewijs. Wij stellen uw identiteit vast via het e-mailadres of telefoonnummer dat al bij ons bekend is, of via gegevens uit uw dossier.
Artikel 7 — Klanten jonger dan 16 jaar
1. Kaarten verzamelen is een hobby die op elke leeftijd wordt beoefend. Wij zijn ons ervan bewust dat onder onze klanten ook jongeren zijn.
2. Voor verwerkingen die op toestemming berusten — in de praktijk vooral het tonen van kaarten met naamsvermelding op sociale media (artikel 4 lid 2 sub b) — geldt dat een jongere onder de 16 jaar die toestemming niet zelfstandig kan geven. Wij vragen in dat geval om toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger, of wij plaatsen het materiaal anoniem.
3. Voor Belgische klanten ligt deze leeftijdsgrens op 13 jaar. Wij hanteren de strengste norm en gaan uit van 16 jaar, tenzij duidelijk is dat het Belgische recht van toepassing is.
4. Een minderjarige die jonger is dan 18 jaar heeft voor het plaatsen van een bestelling in beginsel toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger nodig. Wij gaan ervan uit dat die toestemming aanwezig is wanneer een bestelling wordt geplaatst.
5. Meent u dat wij zonder de vereiste toestemming gegevens van een minderjarige hebben verwerkt, neem dan contact op via Info@innercirclegrading.com. Wij verwijderen die gegevens dan zo snel mogelijk, voor zover wij ze niet nodig hebben om de overeenkomst uit te voeren of aan een wettelijke plicht te voldoen.
Artikel 8 — Zakelijke klanten, dealers en contactpersonen
1. Werkt u met ons samen namens een bedrijf, dan verwerken wij naast de bedrijfsgegevens ook de naam, functie, het zakelijke e-mailadres en het telefoonnummer van de contactpersoon. Ook dat zijn persoonsgegevens.
2. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst met uw onderneming, en ons gerechtvaardigd belang bij een werkbaar contact.
3. Stuurt u ons gegevens van uw eigen klanten mee — bijvoorbeeld bij een verzamelinzending namens derden — dan bent u voor die gegevens zelf verwerkingsverantwoordelijke. U staat ervoor in dat u die gegevens rechtmatig aan ons mag verstrekken en dat u uw eigen klanten daarover heeft geïnformeerd. Wij verwerken die gegevens uitsluitend voor de uitvoering van uw opdracht.
4. Contactpersonen van zakelijke klanten hebben dezelfde rechten als andere betrokkenen; zie artikel 12.
Artikel 9 — Met wie wij uw gegevens delen
Wij verkopen uw gegevens niet en verstrekken deze niet aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden. Wij delen gegevens uitsluitend met de volgende partijen, en alleen voor zover dat nodig is:
| Ontvanger | Waarvoor | Wat wij delen |
| Gradingbedrijven: Beckett Grading Services (Verenigde Staten en Duitsland) en PSA / Collectors (Verenigde Staten en Europa) | Beoordeling en certificering van uw kaarten | Naam, inzendgegevens, opgegeven waarde, retouradres van ICG |
| Shopify International Limited (Ierland) en Shopify Inc. (Canada) | Webshop, hosting en orderverwerking | Account-, bestel- en contactgegevens |
| Mollie B.V. (Amsterdam) | Afhandeling van betalingen | Naam, e-mailadres, factuurbedrag en betaalkenmerk |
| Vervoerders, waaronder (PostNL / DHL / FedEx / UPS) | Verzending en retourzending | Naam, adres, telefoonnummer, inhoudsomschrijving |
| Douaneautoriteiten en douane-expediteurs | Wettelijk verplichte aangifte bij invoer en uitvoer | Naam, adres, omschrijving en opgegeven waarde |
| Verzekeraars, expertisebureaus en tussenpersonen | Behandeling van een schade- of verliesclaim | Dossiergegevens, beeldmateriaal en correspondentie |
| Inleverpunten | Afgifte en ophaling van kaarten | Naam en inzendnummer |
| Meta Platforms Ireland Limited en TikTok Technology Limited | Communicatie via WhatsApp, Instagram en TikTok | Telefoonnummer of accountnaam en de berichtinhoud |
| Onze boekhouder, accountant en, indien nodig, juridisch adviseur of incassobureau | Administratie, advies en incasso | De daarvoor benodigde gegevens |
| Bevoegde autoriteiten | Uitsluitend wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of bij een vermoeden als bedoeld in artikel 6 lid 4 | De daarvoor benodigde gegevens |
Met partijen die uitsluitend in onze opdracht handelen, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Gradingbedrijven, vervoerders, betaaldienstverleners en verzekeraars bepalen mede hun eigen doelen en middelen; zij zijn voor die verwerkingen zelfstandig verantwoordelijk en hanteren hun eigen privacybeleid.
Artikel 10 — Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
1. Om onze dienst te kunnen leveren, is doorgifte naar landen buiten de Europese Economische Ruimte onvermijdelijk. Uw naam en inzendgegevens gaan mee met de zending, omdat het gradingbedrijf de kaarten anders niet aan u kan koppelen. Dit betreft in het bijzonder de Verenigde Staten: Beckett Grading Services en PSA zijn daar gevestigd. Ook Shopify, Meta en TikTok verwerken gegevens buiten de EER.
2. Voor deze doorgiften baseren wij ons op de waarborgen van hoofdstuk V AVG:
a. het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-VS Data Privacy Framework, voor zover de ontvangende partij daaronder is gecertificeerd; en/of
b. de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (standard contractual clauses), aangevuld met een beoordeling van de omstandigheden in het ontvangende land en, waar nodig, aanvullende maatregelen.
3. Wij beperken de doorgifte tot wat noodzakelijk is. Wij sturen geen betaalgegevens, identiteitsgegevens of correspondentie mee naar een gradingbedrijf.
4. U kunt bij ons een kopie of een beschrijving opvragen van de waarborgen die voor een specifieke doorgifte gelden, via Info@innercirclegrading.com.
5. Wilt u niet dat uw gegevens naar de Verenigde Staten worden doorgegeven, dan kunnen wij uw inzending niet bij een Amerikaans gradingbedrijf indienen. Wij bespreken dan graag of een Europese vestiging of een alternatieve dienst uitkomst biedt.
Artikel 11 — Website en cookies
1. Onze website draait op het platform van Shopify. Daarbij worden cookies en vergelijkbare technieken gebruikt.
2. Noodzakelijke cookies zorgen ervoor dat de website werkt: uw winkelwagen onthouden, u ingelogd houden, de site beveiligen en fraude tegengaan. Deze plaatsen wij zonder toestemming, omdat de website zonder die cookies niet functioneert.
3. Analytische en marketingcookies plaatsen wij uitsluitend nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via de cookiemelding. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via [link naar cookie-instellingen invullen].
4. Gegevens die via cookies worden verzameld, bewaren wij niet langer dan twaalf maanden.
5. Onze website kan links bevatten naar websites van derden, waaronder de gradingbedrijven en onze sociale kanalen. Op die websites geldt hun eigen privacybeleid; wij zijn daarvoor niet verantwoordelijk.
Artikel 12 — Uw rechten
1. U heeft ten aanzien van uw persoonsgegevens de volgende rechten:
a. Inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken en daarvan een kopie krijgen.
b. Rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren en onvolledige gegevens laten aanvullen.
c. Verwijdering: u kunt vragen uw gegevens te wissen, voor zover wij die niet nodig hebben voor de uitvoering van de overeenkomst, voor een wettelijke bewaarplicht of voor de onderbouwing van een rechtsvordering.
d. Beperking: u kunt de verwerking laten beperken, bijvoorbeeld terwijl wij een bezwaar of een betwisting van juistheid beoordelen.
e. Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die op een gerechtvaardigd belang berusten. Wij staken die verwerking dan, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen.
f. Dataportabiliteit: u kunt de gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt en die wij op basis van toestemming of overeenkomst geautomatiseerd verwerken, in een gangbaar bestandsformaat ontvangen of laten overdragen.
g. Intrekken van toestemming: waar wij ons op toestemming baseren, kunt u die op elk moment intrekken. Dat raakt niet de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
2. U kunt een verzoek indienen via Info@innercirclegrading.com. Vermeld daarbij zo duidelijk mogelijk waarop uw verzoek ziet en, indien van toepassing, uw inzendnummer.
3. Wij reageren binnen één maand na ontvangst. Is uw verzoek complex of ontvangen wij meerdere verzoeken, dan kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen. Wij laten u dat binnen de eerste maand weten.
4. Aan een verzoek zijn geen kosten verbonden. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen wij een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren, met opgave van redenen.
5. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, stellen wij uw identiteit vast op de wijze beschreven in artikel 6 lid 5.
Artikel 13 — Klachten en toezicht
1. Bent u het oneens met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via Info@innercirclegrading.com. Wij lossen het liefst zelf op wat er speelt.
2. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij een toezichthouder:
- Nederland: Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag — www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
- België: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
3. Woont u in een andere lidstaat van de Europese Unie, dan kunt u zich wenden tot de toezichthouder van uw eigen land.
4. U heeft ook het recht om naar de rechter te stappen.
Artikel 14 — Beveiliging
1. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en tegen onrechtmatige verwerking. Daaronder vallen in ieder geval:
a. versleutelde verbindingen (TLS) op onze website en bij het verzenden van gegevens;
b. toegang tot dossiers en beeldmateriaal uitsluitend voor personen die daarbij een functionele reden hebben;
c. tweefactorauthenticatie op de accounts waarmee wij de webshop, de e-mail en de administratie beheren;
d. fysieke beveiliging van de ruimte waar kaarten en inzendingen worden bewaard;
e. regelmatige back-ups van onze administratie.
2. Onze dienstverleners zijn contractueel gehouden aan een vergelijkbaar beveiligingsniveau.
3. Constateert u een kwetsbaarheid of een mogelijk lek, meld dat dan via Info@innercirclegrading.com. Wij nemen zulke meldingen serieus en reageren zo snel mogelijk.
4. Bij een datalek dat waarschijnlijk een risico oplevert voor uw rechten en vrijheden, melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Bij een hoog risico informeren wij ook u rechtstreeks.
Artikel 15 — Geen geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen of aanmerkelijke gevolgen voor u hebben. Wij stellen geen profielen op om uw gedrag of voorkeuren te voorspellen. De beoordeling van uw kaarten gebeurt door menselijke beoordelaars bij het gradingbedrijf en is geen verwerking van uw persoonsgegevens.
Artikel 16 — Bewaartermijnen in het kort
| Gegevens | Termijn |
| Facturen, betaal- en boekhoudgegevens | 7 jaar na afloop van het boekjaar (fiscale bewaarplicht) |
| Douanedocumentatie | 7 jaar |
| Inzenddossier, registratie en beeldmateriaal | 24 maanden na afronding van de inzending |
| Correspondentie per e-mail, WhatsApp of sociale media | 24 maanden na het laatste contact |
| Schade-, klacht- en verzekeringsdossiers | 5 jaar na afwikkeling |
| Vaststelling van een identiteitscontrole | 24 maanden; de kopie zelf wordt binnen 4 weken verwijderd |
| Beeldmateriaal op sociale media met toestemming | Tot intrekking van de toestemming |
| Website- en cookiegegevens | Maximaal 12 maanden |
Bij een lopend geschil, een lopende claim of een gerechtelijke procedure bewaren wij de betreffende gegevens langer, tot die zaak is afgewikkeld en de wettelijke verjaringstermijn is verstreken.
Artikel 17 — Wijzigingen in deze verklaring
1. Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening verandert of wanneer wetgeving daartoe aanleiding geeft.
2. De actuele versie staat altijd op www.innercirclegrading.com. Bovenaan deze verklaring vindt u het versienummer en de ingangsdatum.
3. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij bestaande klanten daarover per e-mail.
Artikel 18 — Contact
Vragen over deze privacyverklaring, over uw gegevens of over een verzoek als bedoeld in artikel 12:
- Inner Circle Grading
- Beresteinlaan 613A, 2542JP, Den haag
- E-mail: Info@innercirclegrading.com
- Telefoon/WhatsApp: +32 456 91 25 38