Politique de confidentialité - Inner Circle Grading

Vous nous envoyez des cartes, nous les présentons à une société de grading, puis nous vous les renvoyons. Pour cela, nous avons besoin d’un ensemble limité de données vous concernant : votre nom, votre adresse, vos coordonnées, ce que vous soumettez et ce que vous payez.

Quatre choses sont bonnes à savoir au préalable :

1. Vos cartes partent à l’étranger, y compris aux États-Unis. Votre nom et les données de votre soumission les accompagnent, car sinon la société de grading ne pourrait pas associer l’envoi à vous.

2. Nous réalisons des photos et des vidéos de chaque soumission. C’est notre preuve en cas de dommage, de perte ou de litige. Pour l’utilisation sur les réseaux sociaux, un régime distinct s’applique : nous le faisons de manière anonyme, ou avec votre consentement exprès.

3. Nous ne vendons pas vos données et ne vous envoyons pas d’e-mails publicitaires. Vous ne recevez de nous que des messages concernant votre propre soumission.

4. Vous pouvez à tout moment demander l’accès à vos données, les faire rectifier ou les faire supprimer. La façon de procéder figure à l’article 12.

Tout est détaillé ci-dessous.

Article 1 — Qui est responsable de vos données

Inner Circle Grading (ci-après : ICG) est le responsable du traitement des données décrites dans la présente politique.

Forme juridique : entreprise individuelle
Adresse d’établissement : Tabakvest 87, boîte 4908, 2000 Antwerpen
Numéro d’entreprise : 1035315147
Numéro de TVA : BE1035315147
E-mail : info@innercirclegrading.com
Téléphone/WhatsApp : +32456912538
Site web : www.innercirclegrading.com

ICG n’est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données. Nous ne traitons pas de données personnelles à grande échelle et ne traitons pas de catégories particulières de données personnelles. Pour toute question relative à la vie privée, vous pouvez vous adresser à l’adresse e-mail ci-dessus.

Article 2 — Quelles données nous traitons

2.1 Données que vous nous communiquez vous-même

1. Données d’identification et de contact : prénom et nom, adresse de livraison, adresse de facturation, adresse e-mail, numéro de téléphone.

2. Données de soumission : le nombre et la description des cartes soumises, la catégorie de service et la société de grading choisies, la valeur que vous avez déclarée par carte, ainsi que les éventuelles particularités ou instructions que vous joignez.

3. Données de paiement : le montant de la facture, le mode de paiement choisi, la référence de paiement et le statut du paiement. Nous ne recevons aucune donnée bancaire ou de carte complète ; celles-ci sont traitées directement par notre prestataire de services de paiement.

4. Correspondance : le contenu de vos e-mails, messages WhatsApp, formulaires de contact et messages via les réseaux sociaux, y compris les éventuelles pièces jointes et photos.

5. Données des clients professionnels : nom de l’entreprise, numéro KvK (NL) ou BCE (BE), numéro de TVA, ainsi que le nom, la fonction et les coordonnées de la personne de contact.

6. Données d’identité, uniquement dans les cas décrits à l’article 6.

2.2 Données générées lors de l’exécution

1. Données d’enregistrement : le numéro de soumission, la date de réception, le nombre de cartes constaté et l’état constaté.

2. Matériel visuel : photos et vidéos de vos cartes et de l’emballage, réalisées à la réception, lors d’un éventuel traitement et lors du renvoi.

3. Données de statut : le déroulement de votre soumission, les dates d’envoi, les codes de suivi (track and trace) et le résultat du grading.

4. Dossiers de dommage et de réclamation : signalements, photos, correspondance et, le cas échéant, la communication avec le transporteur, la société de grading ou l’assureur.

2.3 Données collectées automatiquement

Lorsque vous visitez notre site web, des données techniques sont traitées, telles que votre adresse IP, le type de navigateur, les pages consultées et l’heure de la visite. Voir l’article 11.

2.4 Données que nous recevons d’autres sources

Nous recevons des données relatives à votre soumission de la part de la société de grading, des transporteurs (statut de livraison), de notre prestataire de services de paiement (statut du paiement) et, si vous utilisez un point de dépôt, de ce point de dépôt (votre nom et le numéro de soumission lors de la remise).

Article 3 — Pourquoi nous utilisons vos données et sur quelle base juridique

Nous ne traitons vos données que pour les finalités indiquées ci-dessous. Pour chaque finalité, nous indiquons la base juridique de l’article 6 du RGPD (en néerlandais : AVG) sur laquelle nous nous appuyons et la durée pendant laquelle nous conservons les données.

Finalité	Données	Base juridique	Durée de conservation
Traiter votre commande et exécuter le service : réception, enregistrement, présentation à la société de grading, renvoi	Données de contact, de soumission, d’enregistrement et de statut	Exécution du contrat (art. 6, § 1, point b)	Durée de la mission, puis 24 mois
Communiquer avec vous au sujet de votre soumission	Coordonnées et correspondance	Exécution du contrat (art. 6, § 1, point b)	24 mois après le dernier contact
Traiter les paiements, facturer et tenir la comptabilité	Données de contact et de paiement, facture	Obligation légale (art. 6, § 1, point c), obligation fiscale de conservation	7 ans après la clôture de l’exercice comptable
Déclaration en douane et envoi international	Nom, adresse, description et valeur déclarée	Obligation légale (art. 6, § 1, point c)	7 ans
Conserver la preuve du nombre et de l’état à la réception, lors du traitement et au renvoi	Matériel visuel et données d’enregistrement	Intérêt légitime (art. 6, § 1, point f) : position probatoire en cas de dommage, de perte et de litige	24 mois après l’achèvement ; plus longtemps en cas de réclamation en cours
Traiter les réclamations, demandes d’indemnisation et dossiers d’assurance	Dossier de réclamation, matériel visuel, correspondance	Exécution du contrat et intérêt légitime (art. 6, § 1, points b et f)	5 ans après le règlement
Lutter contre la fraude, le vol et la contrefaçon	Données de soumission, matériel visuel, données d’identité	Intérêt légitime (art. 6, § 1, point f) : protection de la propriété de tiers et de notre entreprise	Voir l’article 6
Présenter des cartes et des résultats sur notre site web et sur les réseaux sociaux	Matériel visuel et, uniquement avec consentement, votre nom ou votre compte	Consentement (art. 6, § 1, point a) pour une utilisation permettant de vous identifier ; intérêt légitime pour une utilisation anonyme	Jusqu’au retrait du consentement
Faire fonctionner, sécuriser et améliorer notre site web	Données techniques et d’utilisation	Intérêt légitime (art. 6, § 1, point f)	12 mois maximum
Défendre nos droits ou recouvrer des créances	Toutes les données pertinentes du dossier	Intérêt légitime (art. 6, § 1, point f)	Jusqu’au règlement, puis le délai légal de prescription

Lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime, nous avons mis en balance vos intérêts. Vous pouvez vous opposer à ces traitements ; voir l’article 12.

Article 4 — Matériel visuel, réseaux sociaux et consentement

1. Nous consignons chaque soumission par photographie et, si nécessaire, par vidéo. Nous ne le faisons pas pour des raisons promotionnelles, mais parce que c’est notre preuve : en cas de discussion sur le nombre de cartes, sur l’état à la réception ou sur un dommage de transport, ce matériel est déterminant. Cet enregistrement repose sur un intérêt légitime et a lieu pour chaque soumission.

2. Un régime plus strict s’applique à l’utilisation sur notre site web, Instagram, TikTok et d’autres canaux. Nous ne publions du matériel visuel de vos cartes que :

a. de manière anonyme, donc sans votre nom, nom d’utilisateur, adresse, numéro de soumission ni autres données permettant de vous reconnaître ; ou

b. avec votre consentement exprès et préalable, lorsque nous souhaitons vous citer ou vous identifier.

3. Une carte en elle-même n’est pas une donnée personnelle. Une soumission peut néanmoins, combinée à d’autres informations, être rattachable à vous, par exemple pour une carte rare ou une collection remarquable. En cas de doute, nous demandons votre consentement.

4. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via info@innercirclegrading.com. Nous supprimons alors le matériel concerné de nos propres canaux dans un délai raisonnable. Le retrait du consentement n’a pas d’effet rétroactif et n’affecte pas l’enregistrement à des fins probatoires visé au paragraphe 1.

5. Nous ne pouvons pas garantir que le matériel partagé, téléchargé ou republié par d’autres disparaisse également chez eux. Nous nous efforçons de demander la suppression lorsque cela est raisonnablement possible.

6. Lorsque vous nous envoyez vous-même des photos ou des vidéos, nous partons du principe que vous pouvez en disposer. Si d’autres personnes y figurent, nous vous prions des rendre au préalable méconnaissables.

Article 5 — Communication via WhatsApp et les réseaux sociaux

1. Vous pouvez nous joindre via WhatsApp. WhatsApp est un service de Meta Platforms Ireland Limited. Lorsque vous nous contactez via WhatsApp, Meta traite votre numéro de téléphone et les métadonnées du message selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité, sur lesquelles nous n’avons aucune influence. Le contenu des messages est chiffré pendant la transmission.

2. Il en va de même pour les messages que vous nous envoyez via Instagram ou TikTok : ces canaux sont gérés respectivement par Meta Platforms et TikTok Technology Limited, qui traitent alors les données en tant que responsables distincts.

3. Si vous souhaitez éviter cela, vous pouvez toujours nous joindre par e-mail à l’adresse info@innercirclegrading.com.

4. Les messages pertinents pour votre soumission sont intégrés au dossier de cette soumission et conservés conformément à l’article 3. Nous ne conservons pas les autres messages plus de 24 mois après le dernier contact.

5. Nous n’utilisons pas votre numéro de téléphone à des fins de publicité, d’offres ou de messages de groupe.

Article 6 — Contrôle d’identité pour les soumissions de grande valeur

1. Pour les soumissions d’une valeur déclarée élevée, ou lorsqu’il existe un doute sérieux sur la provenance ou la propriété d’une carte, nous pouvons demander une pièce d’identité ou une preuve d’achat. Nous le faisons sur la base de notre intérêt légitime : éviter de contribuer au traitement de biens volés ou contrefaits, et vous protéger, protéger les tiers et notre entreprise.

2. Nous ne traitons pas plus de données que nécessaire. Concrètement :

a. nous vous demandons de masquer le numéro de service citoyen (BSN, NL) ou le numéro de registre national (BE) ainsi que la photo d’identité ;

b. nous vous demandons de masquer la bande de données lisibles par machine (MRZ) au bas du document ;

c. nous notons uniquement que le contrôle a eu lieu, à quelle date et quel type de document a été présenté.

3. Nous ne conservons pas de copie de votre pièce d’identité. Nous la supprimons immédiatement après le contrôle et, en tout cas, dans un délai de quatre semaines. Seule la constatation visée au paragraphe 2, point c, reste dans le dossier, pendant 24 mois.

4. En cas de soupçon raisonnable qu’une carte provient d’une infraction ou est une contrefaçon, nous pouvons communiquer des données aux autorités compétentes ou à l’ayant droit. Il s’agit d’une obligation légale ou d’un intérêt légitime prépondérant. Dans ce cas, il se peut que nous n’ayons pas le droit de vous en informer au préalable.

5. Lorsque vous nous demandez l’accès à vos données ou leur suppression (article 12), nous ne demandons aucune copie de votre pièce d’identité. Nous établissons votre identité au moyen de l’adresse e-mail ou du numéro de téléphone déjà connus de nous, ou de données de votre dossier.

Article 7 — Clients de moins de 16 ans

1. Collectionner des cartes est un loisir pratiqué à tout âge. Nous sommes conscients que nos clients comptent aussi des jeunes.

2. Pour les traitements fondés sur le consentement — en pratique surtout la présentation de cartes avec mention du nom sur les réseaux sociaux (article 4, paragraphe 2, point b) —, un jeune de moins de 16 ans ne peut pas donner ce consentement de manière autonome. Dans ce cas, nous demandons le consentement d’un parent ou d’un représentant légal, ou nous publions le matériel de manière anonyme.

3. Pour les clients belges, cette limite d’âge est de 13 ans. Nous appliquons la norme la plus stricte et partons de 16 ans, sauf s’il est clair que le droit belge est applicable.

4. Un mineur de moins de 18 ans a en principe besoin de l’autorisation d’un parent ou d’un représentant légal pour passer une commande. Nous partons du principe que cette autorisation existe lorsqu’une commande est passée.

5. Si vous estimez que nous avons traité des données d’un mineur sans le consentement requis, veuillez nous contacter via info@innercirclegrading.com. Nous supprimerons alors ces données dans les meilleurs délais, dans la mesure où nous n’en avons pas besoin pour exécuter le contrat ou pour satisfaire à une obligation légale.

Article 8 — Clients professionnels, revendeurs et personnes de contact

1. Si vous collaborez avec nous au nom d’une entreprise, nous traitons, outre les données de l’entreprise, le nom, la fonction, l’adresse e-mail professionnelle et le numéro de téléphone de la personne de contact. Il s’agit également de données personnelles.

2. La base juridique est l’exécution du contrat avec votre entreprise ainsi que notre intérêt légitime à disposer d’un contact opérationnel.

3. Si vous nous transmettez des données de vos propres clients — par exemple lors d’une soumission groupée au nom de tiers —, vous êtes vous-même responsable du traitement pour ces données. Vous garantissez que vous avez le droit de nous les communiquer légalement et que vous en avez informé vos propres clients. Nous traitons ces données uniquement pour l’exécution de votre mission.

4. Les personnes de contact de clients professionnels disposent des mêmes droits que les autres personnes concernées ; voir l’article 12.

Article 9 — Avec qui nous partageons vos données

Nous ne vendons pas vos données et ne les communiquons pas à des tiers pour leurs propres fins de marketing. Nous ne partageons des données qu’avec les parties suivantes, et uniquement dans la mesure nécessaire :

Destinataire	Pourquoi	Ce que nous partageons
Sociétés de grading : Beckett Grading Services (États-Unis et Allemagne) et PSA / Collectors (États-Unis et Europe)	Évaluation et certification de vos cartes	Nom, données de soumission, valeur déclarée, adresse de retour d’ICG
mijn.host B.V. (Amsterdam)	Hébergement du site web et de la boutique en ligne, et e-mail	Données de compte, de commande et de contact
Mollie B.V. (Amsterdam)	Traitement des paiements	Nom, adresse e-mail, montant de la facture et référence de paiement
Billit (Belgique)	Établissement et envoi des factures	Nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro de TVA (pour les clients professionnels) et données de commande et de facturation
Transporteurs, notamment (PostNL / DHL / FedEx / UPS)	Envoi et renvoi	Nom, adresse, numéro de téléphone, description du contenu
MyParcel (Pays-Bas)	Création d’étiquettes d’envoi et suivi (track & trace)	Nom, adresse et, s’ils sont indiqués, nom de l’entreprise, adresse e-mail et numéro de téléphone
Autorités douanières et transitaires en douane	Déclaration légalement obligatoire à l’importation et à l’exportation	Nom, adresse, description et valeur déclarée
Assureurs, cabinets d’expertise et intermédiaires	Traitement d’une demande d’indemnisation pour dommage ou perte	Données du dossier, matériel visuel et correspondance
Points de dépôt	Remise et enlèvement de cartes	Nom et numéro de soumission
Meta Platforms Ireland Limited et TikTok Technology Limited	Communication via WhatsApp, Instagram et TikTok	Numéro de téléphone ou nom de compte et contenu des messages
Notre comptable, expert-comptable et, si nécessaire, conseiller juridique ou agence de recouvrement	Administration, conseil et recouvrement	Les données nécessaires à cet effet
Autorités compétentes	Uniquement lorsque nous y sommes légalement tenus, ou en cas de soupçon au sens de l’article 6, paragraphe 4	Les données nécessaires à cet effet

Avec les parties qui agissent exclusivement pour notre compte, nous concluons un contrat de sous-traitance. Les sociétés de grading, les transporteurs, les prestataires de services de paiement et les assureurs déterminent en partie leurs propres finalités et moyens ; ils sont responsables de manière autonome de ces traitements et appliquent leur propre politique de confidentialité.

Article 10 — Transferts hors de l’Espace économique européen

1. Pour pouvoir fournir notre service, le transfert vers des pays situés hors de l’Espace économique européen est inévitable. Votre nom et les données de votre soumission accompagnent l’envoi, car sinon la société de grading ne pourrait pas associer les cartes à vous. Cela concerne en particulier les États-Unis : Beckett Grading Services et PSA y sont établies. Meta et TikTok traitent également des données en dehors de l’EEE.

2. Pour ces transferts, nous nous appuyons sur les garanties du chapitre V du RGPD :

a. la décision d’adéquation de la Commission européenne relative au cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework), pour autant que le destinataire y soit certifié ; et/ou

b. les clauses contractuelles types (standard contractual clauses) établies par la Commission européenne, complétées par une évaluation de la situation dans le pays destinataire et, si nécessaire, par des mesures supplémentaires.

3. Nous limitons le transfert à ce qui est nécessaire. Nous n’envoyons ni données de paiement, ni données d’identité, ni correspondance à une société de grading.

4. Vous pouvez nous demander une copie ou une description des garanties applicables à un transfert spécifique, via info@innercirclegrading.com.

5. Si vous ne souhaitez pas que vos données soient transférées aux États-Unis, nous ne pouvons pas présenter votre soumission à une société de grading américaine. Nous examinerons alors volontiers si un site européen ou un service alternatif constitue une solution.

Article 11 — Site web et cookies

1. Notre site web fonctionne sous WordPress avec WooCommerce.

2. Nous n’utilisons pas de cookies analytiques, de suivi ou de marketing. C’est pourquoi nous n’affichons pas non plus de bandeau de cookies.

3. Le site web ne place que des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement : la mémorisation de votre choix de langue, de votre panier et du paiement, ainsi que le maintien de votre connexion à votre compte. Aucun consentement n’est requis pour cela.

4. Notre site web peut contenir des liens vers des sites de tiers, notamment les sociétés de grading et nos réseaux sociaux. Sur ces sites s’applique leur propre politique de confidentialité ; nous n’en sommes pas responsables.

Article 12 — Vos droits

1. Vous disposez des droits suivants à l’égard de vos données personnelles :

a. Accès : vous pouvez demander quelles données nous traitons à votre sujet et en obtenir une copie.

b. Rectification : vous pouvez faire corriger les données inexactes et compléter les données incomplètes.

c. Effacement : vous pouvez demander l’effacement de vos données, dans la mesure où nous n’en avons pas besoin pour l’exécution du contrat, pour une obligation légale de conservation ou pour la défense d’un droit en justice.

d. Limitation : vous pouvez faire limiter le traitement, par exemple pendant que nous examinons une opposition ou une contestation de l’exactitude.

e. Opposition : vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur un intérêt légitime. Nous cessons alors ce traitement, sauf si nous avons des motifs légitimes impérieux qui prévalent.

f. Portabilité des données : vous pouvez recevoir ou faire transférer, dans un format de fichier courant, les données que vous nous avez fournies vous-même et que nous traitons de manière automatisée sur la base d’un consentement ou d’un contrat.

g. Retrait du consentement : lorsque nous nous appuyons sur un consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Cela n’affecte pas la licéité du traitement antérieur au retrait.

2. Vous pouvez introduire une demande via info@innercirclegrading.com. Indiquez aussi clairement que possible l’objet de votre demande et, le cas échéant, votre numéro de soumission.

3. Nous répondons dans un délai d’un mois à compter de la réception. Si votre demande est complexe ou si nous recevons plusieurs demandes, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois. Nous vous en informons au cours du premier mois.

4. Aucune demande n’entraîne de frais. En cas de demandes manifestement infondées ou excessives, nous pouvons demander des frais raisonnables ou refuser la demande, en indiquant les motifs.

5. Afin d’éviter de communiquer des données à la mauvaise personne, nous établissons votre identité de la manière décrite à l’article 6, paragraphe 5.

Article 13 — Réclamations et contrôle

1. Si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont nous traitons vos données, faites-le-nous d’abord savoir via info@innercirclegrading.com. Nous préférons résoudre nous-mêmes ce qui pose problème.

2. Vous avez en outre toujours le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle :

Pays-Bas : Autoriteit Persoonsgegevens (autorité néerlandaise de protection des données), Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag — www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Belgique : Gegevensbeschermingsautoriteit (Autorité de protection des données), Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

3. Si vous résidez dans un autre État membre de l’Union européenne, vous pouvez vous adresser à l’autorité de contrôle de votre propre pays.

4. Vous avez également le droit de saisir le juge.

Article 14 — Sécurité

1. Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte et contre tout traitement illicite. Cela comprend en tout cas :

a. des connexions chiffrées (TLS) sur notre site web et lors de la transmission des données ;

b. un accès aux dossiers et au matériel visuel réservé aux personnes qui ont une raison fonctionnelle d’y accéder ;

c. l’authentification à deux facteurs sur les comptes avec lesquels nous gérons la boutique en ligne, l’e-mail et l’administration ;

d. la sécurisation physique du local où les cartes et les soumissions sont conservées ;

e. des sauvegardes régulières de notre administration.

2. Nos prestataires sont contractuellement tenus à un niveau de sécurité comparable.

3. Si vous constatez une vulnérabilité ou une éventuelle fuite, signalez-la via info@innercirclegrading.com. Nous prenons de tels signalements au sérieux et réagissons dans les meilleurs délais.

4. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous la notifions dans les 72 heures à l’Autoriteit Persoonsgegevens. En cas de risque élevé, nous vous en informons également directement.

Article 15 — Aucune prise de décision automatisée

Nous ne prenons aucune décision vous concernant qui repose exclusivement sur un traitement automatisé et qui produit des effets juridiques ou vous affecte de manière significative. Nous n’établissons pas de profils pour prédire votre comportement ou vos préférences. L’évaluation de vos cartes est effectuée par des évaluateurs humains de la société de grading et ne constitue pas un traitement de vos données personnelles.

Article 16 — Durées de conservation en bref

Données	Durée
Factures, données de paiement et de comptabilité	7 ans après la clôture de l’exercice comptable (obligation fiscale de conservation)
Documentation douanière	7 ans
Dossier de soumission, enregistrement et matériel visuel	24 mois après l’achèvement de la soumission
Correspondance par e-mail, WhatsApp ou réseaux sociaux	24 mois après le dernier contact
Dossiers de dommage, de réclamation et d’assurance	5 ans après le règlement
Constatation d’un contrôle d’identité	24 mois ; la copie elle-même est supprimée dans un délai de 4 semaines
Matériel visuel sur les réseaux sociaux avec consentement	Jusqu’au retrait du consentement
Données du site web	12 mois maximum

En cas de litige, de réclamation ou de procédure judiciaire en cours, nous conservons les données concernées plus longtemps, jusqu’à ce que l’affaire soit réglée et que le délai légal de prescription soit écoulé.

Article 17 — Modifications de la présente politique

1. Nous pouvons adapter la présente politique de confidentialité, par exemple lorsque nos services évoluent ou lorsque la législation l’exige.

2. La version en vigueur se trouve toujours sur www.innercirclegrading.com. Vous trouverez en haut de la présente politique le numéro de version et la date d’entrée en vigueur.

3. En cas de modification substantielle, nous en informons par e-mail les clients existants.

Article 18 — Contact

Questions sur la présente politique de confidentialité, sur vos données ou sur une demande visée à l’article 12 :

Inner Circle Grading
Tabakvest 87, boîte 4908, 2000 Antwerpen
E-mail : info@innercirclegrading.com
Téléphone/WhatsApp : +32456912538